Buchhaltung: digital oder Neandertal?

Der Webshop läuft automatisiert, die Werbung nur über digitale Kanäle und das firmeneigene Intranet organisiert die Mitarbeiter – in vielen Unternehmen ist der Alltag beinahe ausschließlich digital. Doch häufig findet sich ein schwarzes Schaf unter den zukunftsorientierten Abteilungen: die Buchhaltung. Sie fällt noch viel zu häufig negativ durch Ordnerstapel und beinahe darunter vergrabene Kollegen auf. Dabei gibt es schon seit Jahren zahlreiche erfolgreiche Buchhaltungsprogramme, die Zettelwirtschaft vermeiden und Prozesse vereinfachen. Diese sieben Vorteile zeigen, was eine Umstellung bewirken kann.


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Vereinfachte Abläufe

Wenn eines nicht mehr zeitgemäß ist, dann sind es Ordnerstapel, die einen eigenen Raum im Unternehmen einnehmen. Dicht gefolgt von Papierbergen und gefühlt meterhohen Ablagen auf dem Schreibtisch. Beides gibt es zwar noch häufig in alteingesessenen Unternehmen – immerhin ist die Umstellung von analog zu digital auch nicht gerade einfach –, in Startups wird man eine solche Zettelwirtschaft jedoch kaum noch finden. Mit Apps und deren automatischer Belegerkennenung lassen sich Belege und Rechnungen schnell und einfach einscannen.

Mehr Flexibilität

Neben der Vermeidung unnötiger Papierberge bietet die digitale Buchhaltung auch eine hohe Flexibilität. Denn jeder Mitarbeiter – egal ob Chef oder Angestellter – kann seine Rechnungen und Quittungen immer und überall einscannen. Viele Apps, wie das Angebot von Billomat integrieren eine clevere Texterkennung über PDF, Word oder JPG-Datei. Alle Buchungen werden automatisch im System festgehalten und dem entsprechenden Posten zugeordnet. So haben alle Mitarbeiter mehr Zeit für andere wichtige Aufgaben im Unternehmensalltag und auch die monatlichen oder jährlichen Abrechnungen sind schneller erledigt.

Zahlen im Überblick

Viele Unternehmen, die auf analoge Buchhaltung setzen, haben ihre Zahlen lediglich monatlich oder sogar nur quartalsmäßig bei großen Abrechnungen im Blick. Weitreichende Veränderungen können da schon mal zu spät auffallen. Im schlimmsten Fall lassen sich dann unternehmensgefährdende Entwicklungen nur noch schwer aufhalten. Auch hierfür hat die digitale Buchhaltung eine Lösung gefunden. Denn per individualisiertem Dashboard hat jedes Unternehmensmitglied die Zahlen immer und überall im Blick. Durch vorher eingestellte Zugangsberechtigungen kann außerdem sichergestellt werden, dass die Mitarbeiter nur die Zahlen zu Gesicht bekommen, die für sie relevant sind.

CRM-Einbindung

Die Kundendaten und die dazugehörigen Rechnungen auf einem Blick? Das lässt sich in der analogen Buchhaltung kaum meistern. Meist schwirren die Kunden eher in verschiedenen Ordnern, sortiert nach Unternehmensnamen im Office herum. Besonders in großen Firmen geht so schnell der Überblick verloren. Digital lassen sich hingegen die Kundendaten einfach abspeichern und direkt mit Rechnungen und Angeboten vernetzen. Per Suchfunktion und einfacher Übersicht gehen so keine Kundeninformationen, Kontaktdaten, Ansprechpartner oder Zahlungen mehr verloren.

Weniger Zeitaufwand

Ein ganz klarer Vorteil der digitalen Buchhaltung: der geringe Zeitaufwand! Ist die Software erst einmal auf das Unternehmen und dessen Bedürfnisse angepasst, gehen die Aktionen meist leicht von der Hand. Große Abrechnungen sind dann schon optimal vorbereitet und Mitarbeiter müssen sich nicht mehr unnötig lang mit der Erfassung von Quittungen herumschlagen. Einige Daten stimmen nicht überein? Dann lassen sich auch hier Ausgaben und Einnahmen einfach und schnell miteinander vergleichen – und Lücken fallen schneller auf.

Vereinfachtes Mahnwesen

Besonders zeitaufwendig in Unternehmen, die ein Produkt oder eine Dienstleistung anbieten, ist das Mahnwesen. Denn irgendwo geht immer eine Rechnung auf Kundenseite verloren. Hier den Überblick zu behalten, ist für ein Unternehmen eine wahre Herausforderung. Buchhaltungsapps haben häufig bereits ein integriertes Mahnwesen, das Kunden automatisch an ihre offenen Rechnungen erinnert und Zahlungsbelege abgleicht. Außerdem können die zuständigen Mitarbeiter sogar Mahnungsschreiben in vorher definierten Abständen versenden.

Integrierte Schnittstelle

Ein praktisches Add-on vieler digitaler Buchhaltungsprogramme sind neben ihren klassischen Aufgaben auch Schnittstellen zu anderen Shops, Cloud-Anwendungen oder CRM-Systemen. So können eingehende Zahlungen direkt vermerkt, Informationen transportiert und Kundendaten gepflegt werden. Das vereinfacht nicht nur die Buchhaltung, sondern auch den alltäglichen Workflow des Unternehmens nachhaltig.

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